إن أحد الأنظمة الحديثة التي يجب الاعتماد عليها في الشركات الكبرى هي أنظمة الحضور والتأخير للموظفين لهذا يجب التعرف على كيفية عمل جهاز البصمة للحضور والانصراف فهو يعتمد على مبدأ عمل بسيط فقط يجب إدخال بعض المعلومات كي يتسنى لبرنامج الجهاز تنظيم دوام الموظفين بشكل دقيق.
كيفية عمل جهاز البصمة للحضور والانصراف
تتمحور كيفية عمل جهاز البصمة للحضور والانصراف على معرفة أوقات دخول وخروج الموظفين وحساب أوقات التأخير والغياب فهو يساهم في تنظيم دوام الموظفين بشكل واضح وسلس جداً.
1- إدخال وقت بداية وانتهاء الدوام
عند تشغيل برنامج البصمة لأول مرة سوف تظهر لائحة تطلب من المستخدم الاختيار بين إنشاء إعدادات الدوام بشكل آلي أو لا، هنا يجب الضغط على خيار إلغاء، بعد الإلغاء سوف تظهر شاشة جديدة من أجل إدخال دوريات الدوام الموحدة لكافة الأقسام، فمثلاً من الساعة 8 صباحاً إلى 3 ظهراً في اليوم، في هذه الشاشة يتم إدخال اسم القسم عند خيار اسم الدوام ثم وقت بداية الدوام ووقت الانصراف.
2- إدخال أوقات التأخير والانصراف المسموحة
بعد ذلك يتم وضع التأخير بالدقائق، أي مثلاً عند وضع 10 دقائق وجاء أحد الموظفين في 8.11 سوف يعتبره جهاز البصمة متأخراً عن الدوام، ثم يتم إضافة وقت الانصراف المبكر أي ما هو الوقت الذي يسمح به البرنامج للموظف أن ينصرف قبل انتهاء موعد الدوام في الساعة 3، ففي حال خرج الموظف من العمل عند الساعة 2.49 سيعتبره البرنامج متأخراً أيضاً.
3- إدخال أوقات بداية تسجيل الدخول ونهايته
في خيار بداية تسجيل الدخول يتم إدخال الوقت الذي سوف يبدأ جهاز البصمة بالعمل به، فمثلاً يتم وضع ساعة 7.30 أي قبل موعد الدوام الرسمي بنصف ساعة، أما خيار نهاية تسجيل الدخول فهو أيضاً مسؤولاً عن أخر موعد يمكن تسجيل الدخول فيه قبل اعتبار الموظف بأنّه غائباً عن عمله، حيث يمكن وضع ساعة 9 تماماً أي عندما يتأخر الموظف ساعة عن عمله يعتبر غائباً هذا يعود إلى إدارة الشركة أو المؤسسة.
4- إدخال أوقات بداية تسجيل الخروج ونهايته
أما خيار بداية تسجيل الخروج يتم إدخال الوقت الذي يبدأ به تسجيل الخروج فهو الوقت الذي لا يسمح للموظف بالخروج مالم يحين الوقت ففي حال تم وضع أن بداية تسجيل الخروج في الساعة 2 فلن يسمح لأي موظف بالمغادرة مالم تتجاوز الساعة 2 فسوف يعتبر بحكم المتأخر إن خرج بعد الساعة 2 أما إن خرج قبل هذا الوقت فيعتبر بحكم الغائب عن عمله، خيار نهاية تسجيل الخروج هو الوقت الأقصى الذي يسمح به بتسجيل الخروج ويتوقف عندها عمل جهاز البصمة.
5- التأكيد على الخيارات السابقة
ثم يتم تأكيد الخيارات من خلال وضع علامة صح بجانب تأكيد الخروج وعلامة صح أخرى بجانب تأكيد الدخول، ثم يتم الضغط على حفظ.
